برون‌سپاری چیست و چه مزایایی دارد؟
امتیاز کاربران
برون‌سپاری چیست و چه مزایایی دارد؟
امروزه در دنیای تجارت، فرایند برون‌سپاری به‌نوعی بخشی جدانشدنی از فعالیت‌های یک سازمان خصوصی و یا دولتی به حساب می‌آید. این اقدام که مخالفان و موافقان بسیاری دارد، می‌تواند به‌جای خود باعث موفقیت و پیشرفت یک تجارت و یا در جای نامناسب باعث تضعیف فعالیت اصلی یک شرکت شود. گفتنی است آشنایی با این فرایند در کنار مزایا و معایب آن به‌طور حتم می‌تواند در انتخاب فرآیند برون‌سپاری برای برخی از فعالیت‌های شرکت یا سازمان شما بسیار مؤثر باشد. در ادامه با ایستا همراه باشید تا با مفهوم برون‌سپاری و مزایای آن بیشتر آشنا شوید:
تعریف برون‌سپاری
برون‌سپاری در واقع فرآیندی است که طی یک قرارداد، هر شرکتی می‌تواند بخش از فعالیت‌های خود را به شرکت دیگر و یا اشخاص متخصص بسپارد. طی این قرارداد باید خدمات مشخصی مانند فعالیت‌های IT، خدمات مالی، پشتیبانی و ....، در زمانی معین و بر اساس کیفیت تضمین‌شده انجام و تحویل داده شود.
گفتنی است با وجود اینکه برون‌سپاری در ابتدا در صنعت پردازش داده معنا پیدا کرد، این روزها شاهد به‌کارگیری آن در اکثر صنایع هستیم. به‌عنوان نمونه بسیاری از خدمات IT، مالی، فروش، بازاریابی، پشتیبانی مشتریان و حتی امور مدیریتی می‌تواند، طی قراردادهای مختلف توسط نیروی کار خارج از شرکت انجام می‌شود.
مزایای برون‌سپاری
کاهش هزینه‌ها
یکی از مهم‌ترین مزایای برون‌سپاری، کاهش هزینه‌های عملیاتی است. در واقع یک سازمان یا شرکت می‌تواند هزینه‌ای را که باید صرف خرید تجهیزات جدید، تهیه زیرساخت مناسب، استخدام نیروی جدید و آموزش شود را از طریق برون‌سپاری تا حد زیادی کاهش دهد.
برای نمونه در بخش فناوری اطلاعات هر شرکت و سازمان، تخصص‌هایی وجود دارد که کسب آن‌ها هزینه و زمان بسیاری طلب می‌کند. با برون‌سپاری این‌گونه تخصص‌ها، نه‌تنها کیفیت خدمات در سطح تخصصی بالا رفته بلکه می‌توان از مزایای ویژه آن مانند پشتیبانی و تضمین نیز بهره برد. همچنین سازمان‌های مختلف با برون سپاری خدمات ITخود از پرداخت بسیاری از هزینه‌های مجزا برای اجاره نرم‌افزار، سخت‌افزار و یا خرید مجوزهای قانونی، بی‌نیاز خواهند شد.
دسترسی به منابع غیرقابل دسترس در شرکت
اکثر سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف برای انجام بخشی از یک فعالیت جدید جهت پیشبرد اهداف خود نیازمند دسترسی به منابع جدید هستند. این منابع شامل زیرساخت مناسب، نیروی انسانی و موارد مرتبط با آن فعالیت می‌شود که از طریق برون‌سپاری به راحتی قابل دسترسی خواهد بود. در واقع برون سپاری این امکان را فراهم می‌کند که هر سازمانی بتواند به‌راحتی با صرفه‌جویی در زمان و هزینه به منابع کامل و تخصصی خارج از خود دسترسی پیدا کند.
آزادسازی منابع داخلی و تمرکز روی هدف اصلی
یکی دیگر از مزیت‌های برون‌سپاری، آزادسازی منابع داخلی یک سازمان و یا شرکت است. آزادسازی این منابع باعث تمرکز بیشتر بر روی بهبود قابلیت‌های مهم سازمان می‌شود. در واقع به جای هدر رفتن منابع برای امور قابل برون‌سپاری، از منابع استفاده بهینه و بر روی هدف اصلی شرکت تمرکز خواهد شد.
تکمیل به‌موقع پروژه‌ها
در فرآیند برون‌سپاری این امکان وجود خواهد داشت که فعالیت‌ها و خدمات زمان‌بر، از چرخه درونی فعالیت اصلی شرکت خارج شده و در زمان صرفه‌جویی شود. در واقع این زمان ذخیره شده می‌تواند در ادامه باعث سرعت بخشیدن به پروژه‌های شرکت شود. باید توجه داشت افراد و شرکت‌هایی که برای انجام امور محوله متعهد می‌شوند، به دلیل انجام پروژه‌های مشابه از سرعت بالاتری برخوردارند و به نیازها و ملزومات ادامه کار تسلط بیشتری دارند.
دسترسی به تخصص جهانی
برون‌سپاری امور و فعالیت‌ها در واقع پنجره‌ای به روی تخصص و قابلیت‌های جهانی است. شرکت‌های می‌توانند با برون‌سپاری، برای بهبود کیفیت خدمات و کالای خود از به روزترین و کامل‌ترین تخصص‌های مربوطه در کمترین زمان استفاده کنند. همچنین سازمان‌های دولتی نیز می‌توانند از دانش و تجربه بخش خصوصی برای عملکرد بهتر امتیاز کسب کنند.
نکته قابل توجه در این میان، آن است که خدمات و یا اقدامات برون‌سپاری شده توسط متخصصین حرفه‌ای آن حوزه انجام خواهد شد. به‌عنوان نمونه برای خدمات IT، در اکثر شرکت‌ها و یا سازمان‌ها، اطلاعات لازم برای استخدام فرد ماهر وجود ندارد. در حالی که با برون‌سپاری خدمات می‌توان انجام امور را به افراد متخصصی سپرد که بر اساس شاخص‌های علمی و گواهینامه‌های معتبر انتخاب شده‌اند.
استفاده از دانش گروهی از متخصصین در بازه زمانی دلخواه
یکی از حسن‌های مهم برون‌سپاری، استفاده از دانش گروهی متخصصان است. در واقع به‌جای استخدام یک نفر برای انجام خدمات مدنظر، با سپردن به موقع، به متخصصین حوزه مربوطه می‌توان از جمع‌بندی دانش و نظرات متفاوت آن‌ها استفاده کرد. این امر به خودی خود گزینه‌های بهتر و راه‌های جدیدتری را در اختیار مدیر یک مجموعه قرار می‌دهد. همچنین باید گفت این امکان وجود دارد که این اتفاق در بازه زمانی دلخواه مدیران صورت گیرد و در صورت نیاز پایان پذیرد.
ایجاد امنیت شغلی و کاهش فرسودگی برای کارمندان منظم (در حوزه فناوری)
می‌توان گفت یکی از مزیت‌های برون‌سپاری در امور IT هر شرکت و سازمانی، کاهش فرسودگی برای کارمندان است. با توجه به نفوذ خدمات IT در تمامی حوزه‌ها، با برون‌سپاری این گونه خدمات، از بار فعالیت‌های کارمندها کاسته می‌شود و آن‌ها می‌توانند با خیالی آسوده به وظایف مشخصی که به دلیل آن استخدام شدند، بپردازند. در نتیجه این اقدام، احساس رضایت کارمندان افزایش یافته و راندمان کاری بالا خواهد رفت.
رهایی از مشکلات استخدام کارمند جدید
یکی از مواردی که در امر برون‌سپاری مورد توجه بیشتر مدیران یک مجموعه قرار می‌گیرد، رهایی از مشکلات استخدام نیروی جدید است. همان‌طور که می‌دانید استخدام یک نیرو به غیر از روند اداری، مسائلی مانند بیمه، مالیات، تضمین عملکرد و ... را پیش رو دارد. به همین منظور گذشتن از این مراحل برای استخدام یک نیروی موقت جهت اموری که می‌تواند برون‌سپاری شود، الزامی نبوده و ارزش صرف زمان و هزینه را نخواهد داشت. به علاوه اینکه این احتمال وجود دارد که نیروی جدید فقط برای مدت کوتاهی مورد نیاز باشد و قطع همکاری با این نیرو مشکلات خاص خود را به همراه خواهد داشت.
افزایش سرعت تحویل خدمات
یکی دیگر از مزیت‌های برون‌سپاری افزایش سرعت تحویل و خدمات به مشتریان و کاهش زمان بازاریابی است. این امر در نهایت منجر به افزایش سطح رضایت کاربر و یا مشتری نهایی است.
تمرکز روی مشتریان
در هر تجارتی، مشتریان از اهمیت ویژه‌ای برخوردارند. جلب رضایت مشتریان در دریافت خدمات و کالا در کنار توجه به نظرات متفاوت آن‌ها باید همیشه ارزیابی شود. فرایند برون‌سپاری این امکان را فراهم می‌کند که بتوان با تمرکز بیشتر بر روی امور مشتریان، سطح رضایت‌مندی آن‌ها را افزایش داد.
در نهایت باید گفت برون‌سپاری گزینه بسیار خوبی برای سپردن بخشی از خدمات به متخصصین خارج از شرکت و اختصاص دادن زمان و تمرکز بیشتر بر روی اولویت‌ها به شمار می‌آید. همچنین دسترسی به زیرساخت، فناوری، تخصص و مهارت بهتر در کنار صرفه جویی در هزینه‌ها و زمان، به طور حتم در دراز مدت منجر به رشد و پیشرفت یک شرکت و سازمان خواهد شد.
منابع:
